TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Recepción de comunicaciones y/o de comunicaciones

Es competencia directa de la Oficina de Cumplimiento Normativo de la Diócesis de Jaén, la recep­ción y valoración de todas las comunicaciones y/o comunicaciones que se informen a través del Canal de Comunicaciones, dándose con ello cumplimiento a la exigencia de la designa­ción de una persona competente para seguir la tramitación de las comunicaciones de manera diligente, la cual mantendrá la comunicación con el Informante o informante y, en su caso, le solicitará la subsanación de la comunicación a la misma, el cual dará respuesta a dicha comunicación.

Tramitación de la comunicación que afecte al Modelo de cumplimiento

Si el contenido de la comunicación recibida se refiere a una presunta vulneración legal o reglamentaria del ordenamiento jurídico vigente, de la normativa interna de la Diócesis de Jaén, de su Código Ético o de cualquier otra circunstancia que contradiga o pudie­ra contradecir el Modelo de Cumplimiento de la misma, la oficina de cumplimiento normativo procederá a la designación de un Instructor del expediente, entre profesionales de reconocida experiencia en el ámbito del Cumplimiento Normativo.

Si el contenido de la comunicación recibida contuviere otro tipo de información, la oficina de cumplimiento normativo adoptará la decisión que proceda en cada caso.

Notificación de las actuaciones al informante

Dentro de los 7 días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación, la oficina de cumplimiento normativo procederá a acusar recibo de la misma al informante, al que se comuni­carán las medidas previstas o adoptadas para tramitar la comunicación y los motivos de dicha tramitación. En todos los casos, el informante será informado de los progresos y el resultado de la investigación.

Revisión judicial de los hechos objetos de la comunicación

El informante tendrá derecho a una revisión judicial de la comunicación efectuada.

Subsanación del contenido de las comunicaciones

Si la oficina de cumplimiento normativo detectara deficiencias en la comunicación, éste informará de las mismas al informante. Si en el plazo de 5 días hábiles a contar desde el día si­guiente al de la notificación, no se subsanaran los requerimientos, se procederá a la inadmisión de la comunicación y a su consiguiente archivo, no iniciándose, por tanto, una investigación.

La oficina de cumplimiento normativo evidenciará la recepción de la comunicación, de la decisión adoptada y de su archivo, haciéndose constar los motivos en los que se haya basado para adoptar tal decisión. Esta resolución de la oficina de cumplimiento normativo no impedirá la ini­ciación posterior de una investigación si se recibiera información de carácter adicional a la ya valorada.

En todo supuesto de inadmisión, la oficina de cumplimiento normativo procederá a informar al informante, por escrito y en la dirección de contacto por él facilitada, de la decisión de inadmisión, indicando y motivando suficientemente la causa de inadmisión que concurra. Adicionalmente, en el transcurso de cualquier investigación, se le podrá pedir al informante que proporcione información adicional, pero éste no tendrá la obligación de hacerlo. Asimismo, cuando todavía se esté considerando la tramitación apropiada, el informante será informado de ello, así como de cualquier otra respuesta que deba esperar.

La tramitación y la respuesta al informante se producirá en un plazo razonable no superior a tres meses, con el fin de remediar con prontitud el problema objeto de la comunicación, así como de evitar la revelación públi­ca innecesaria de información. No obstante, lo anterior, dicho plazo podrá ampliarse a seis siempre que sea necesario debido a circunstancias específicas del caso, en particular la natu­raleza y la complejidad del asunto, que puedan justificar una investigación larga. El expediente quedará cerrado con la realización de dicha notificación. El informante podrá aportar aquella información que considere oportuna, a efectos de volver a abrir el expediente.

Inadmisión de comunicaciones

Si la comunicación no cumple con los requisitos de forma exigidos, o los hechos comuni­cados no suponen una infracción de las previstas en el ámbito objetivo del Canal de Comu­nicaciones, se comunicará al informante su inadmisión, y con relación a los datos personales contenidos en ella, se eliminarán de manera inmediata, de acuerdo con las causas de inadmi­sibilidad de las comunicaciones y/o comunicaciones previstas en el presente apartado.

Son causas de inadmisión entre otras:

• Las comunicaciones y/o comunicaciones que se reciban por cauces distintos a lo esta­blecido en esta Política del Canal de Comunicaciones.

• El incumplimiento de los requisitos de forma exigidos.

• Cuando los hechos afectados no tengan encaje en el alcance objetivo del Canal de Comunicaciones.

• Cuando se produzca la descripción de los hechos de forma genérica, imprecisa o inconcreta.

•  Cuando la comunicación realizada se refiera a hechos que nada tengan que ver con la Diócesis de Jaén.

• Las comunicaciones que sean una mera repetición de la anterior no serán admitidas.

La realización de las comunicaciones de las actuaciones al afectado

Cualquier persona que haya sido objeto de comunicación (el afectado) será informado tras la recepción de la comunicación sobre:

• La recepción de la comunicación.

• El hecho del que se le acusa.

• Los departamentos y terceros que podrán ser destinatarios de la comunicación.

• Cómo ejercitar sus derechos sobre protección de datos, de conformidad con la norma­tiva vigente sobre la misma.

No obstante, lo anterior, si -a juicio de la oficina de cumplimiento normativo- existe riesgo de que la notificación al afectado comprometa la investigación, se destruyan evidencias o pruebas o se comprometa el normal funcionamiento de la Diócesis de Jaén, dicha comunicación podrá aplazar­se hasta que el citado riesgo desaparezca. En todo caso, el plazo para informar al afectado no excederá de un (1) mes desde que se haya recibido la comunicación, con la posibilidad de extender dicho plazo a un máximo de tres (3) meses si existen razones justificadas para ello. Todo ello sin perjuicio de que la ley pueda establecer, expresamente y de forma vinculante, unos plazos distintos, en cuyo caso éstos serán los que se deban atender.

Plazo de la investigación y de formulación de propuesta de resolución

La investigación no podrá exceder del plazo de tres meses (3) desde la recepción de la co­municación, debiéndose formular la propuesta de resolución antes de dicho plazo. Este plazo podrá ser mayor -otros tres meses adicionales-, si hay motivos extraordinarios y necesarios que lo justifiquen y así lo aprueba la Comisión de Cumplimiento. En este caso, se informará expre­samente al informante y al afectado de los motivos que justifican dicha ampliación.

Aplicación concreta de la protección de datos en el Canal de Comunicaciones. Cláusu­la informativa sobre protección de datos de carácter personal

Los datos personales recabados en el marco del Canal de Comunicaciones serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las comunicaciones y/o denuncias al amparo del artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, a los efectos de gestionar y en su caso investigar la realidad de los hechos objeto de la comunicación.

Aquellos datos perso­nales que se recaben en el marco de una comunicación y que den lugar a la apertura de la correspondiente investigación se integrarán en el tratamiento denominado “Canal de Comuni­caciones”, respecto del que la Diócesis de Jaén ostenta la condición de responsable del tratamiento.

En cambio, se hace constar expresamente que los datos personales contenidos en aquellas comunicaciones y/o comunicaciones que no sean admitidas a trámite, no se incorporarán a ningún tratamiento, procediéndose a su eliminación o borrado seguro con carácter inmediato.

Los datos personales recabados en el marco de la investigación podrán comunicarse a la oficina de Cumplimiento normativo, y a la autoridad eclesiástica competente. Tanto el informante como el afectado serán informados debidamente, en cada caso, de las personas y órganos concretos a los cuales se van a comunicar sus datos personales. Los interesados podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y cualesquiera otros derechos previstos en la normativa vigente sobre protección de datos personales, a través de la dirección de correo electrónico dpd@diocesisdejaen.es adjuntando una copia de un documento oficial de identidad.

No obstante, lo anterior, el derecho de acceso del afectado estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso a los datos sobre la identidad del informante dado el carácter confidencial de dichos datos vinculados al Canal de Comunicaciones, ni a otros datos personales de terceros obrantes en el expediente.

Finalmente debe tenerse en consideración que la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de comunicaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos afectados.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá proce­derse a su supresión del sistema de comunicaciones, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre.

Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 de este artículo, la inves­tigación de los hechos afectados, no conservándose en el propio sistema de información de comunicaciones internas.